1. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

Kristijan Balun – Lichtkraftexperte
Einzelunternehmer
Kringelkrugweg 55
22844 Norderstedt
Deutschland
E-Mail: balun@balunergy.de

Für alle Anliegen zum Thema Datenschutz – Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch – erreichst du uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

2. Überblick: Zwecke der Datenverarbeitung

Balunergy ist eine eigenständige, webbasierte Arbeitsumgebung für Solarunternehmen (Photovoltaik und Wärmepumpen-Bau). Sämtliche Geschäftsdaten werden in unserer eigenen Datenbank verarbeitet und gespeichert. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich, um die von dir gebuchten Funktionen bereitzustellen – insbesondere:

• Bereitstellung und Absicherung der Anwendung (Login, Sessions, TLS)
• Verwalten der Kunden-, Angebots- und Projektdaten deines Unternehmens
• Senden und Empfangen von E-Mails über dein eigenes Postfach
• Termin­verwaltung über deinen persönlichen Google Kalender
• Abwicklung der Lizenz- und KI-Abrechnung über Stripe
• Optionale KI-Funktionen (Textdesigner, KI-Notiz, Kunden-DNA)

Eine Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung findet sich in Art. 6 Abs. 1 DSGVO, insbesondere Vertragserfüllung (lit. b), berechtigtes Interesse (lit. f) – z. B. IT-Sicherheit, stabile Bereitstellung – sowie Einwilligung (lit. a) bei optionalen Features wie Kunden-DNA oder Kalender-Verknüpfung.

3. Hosting und Logfiles

Balunergy läuft auf einem Webspace der dogado GmbH, Daimlerstraße 9, 47167 Duisburg. Beim Aufruf jeder Seite werden vom Hosting-Server technische Zugriffsdaten in Logdateien gespeichert (IP-Adresse des Zugreifenden, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene URL, übertragenes Datenvolumen, HTTP-Statuscode, verwendeter Browser, Betriebssystem). Diese Daten dienen ausschließlich der IT-Sicherheit und der Fehleranalyse. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb).

Mit dogado besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Kontaktformular auf balunergy.de

Auf der Startseite kannst du über das Formular „Demo anfragen“ Kontakt aufnehmen. Verarbeitet werden die Angaben, die du selbst einträgst: Betrieb, Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Betriebsgröße sowie deine Nachricht. Zusätzlich wird deine IP-Adresse verarbeitet, um Missbrauch des Formulars zu begrenzen.

Zweck und Rechtsgrundlage: Die Daten dienen ausschließlich dazu, deine Anfrage zu beantworten und einen Demo-Termin abzustimmen. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die du beim Absenden erteilst, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag abzielt. Du kannst deine Einwilligung jederzeit formlos widerrufen; die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Empfänger: Die Anfrage wird als E-Mail an das Postfach des Verantwortlichen zugestellt und dort verarbeitet. Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt.

Speicherdauer: Anfragen werden gelöscht, sobald sie erledigt sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen, spätestens nach zwölf Monaten. Der Vermerk zur Missbrauchsbegrenzung wird nach einer Stunde verworfen.

Das Formular setzt keine Cookies und bindet keine externen Dienste ein. Auf der Marketing-Seite laufen keine Analyse- oder Trackingwerkzeuge.

5. Cookies und Sessions

Balunergy setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies (Session-Cookies), die für Login und die sichere Trennung der Nutzer benötigt werden. Konkret werden folgende Cookies gesetzt:

• PHPSESSID – Anmeldung im Mitarbeiter-App-Bereich. Rollierendes Cookie mit 1 Jahr Gültigkeit, verlängert sich bei jeder Anmeldung.
• fr_firma_session – Anmeldung im Firmenbereich (firma.html).
• fr_admin_session – Anmeldung im internen Admin-Panel.

Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies gesetzt. Eine Einwilligung ist daher nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG nicht erforderlich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Auftragsverarbeiter und Empfänger personenbezogener Daten

Für den Betrieb von Balunergy setzen wir folgende Dienstleister ein – mit allen besteht soweit erforderlich ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO):

• dogado GmbH (Duisburg, Deutschland) – Webhosting, MySQL-Datenbank, E-Mail-Relay
• Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Deutschland) – Objektspeicher für hochgeladene Dateien und Bilder; Rechenzentrumsstandort Falkenstein, Deutschland
• Reonic GmbH (Ulm, Deutschland) – nur relevant, wenn das Unternehmen freiwillig den optionalen Datenimport nutzt (siehe Ziffer 7)
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Dublin, Irland) – Zahlungsabwicklung; Datenübermittlung teilweise in die USA auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln
• Google Ireland Ltd. (Dublin, Irland) – Google Calendar API, Maps-Kacheln
• Anthropic PBC (San Francisco, USA) – KI-Features (Claude)
• OpenAI LLC (San Francisco, USA) – Spracherkennung (Whisper)
• Higgsfield Inc. (USA) – Erzeugung und Bearbeitung von Bildern in Angeboten und im Dachplaner; Datenübermittlung in die USA auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln
• Tavily Inc., Brave Software Inc. – Quellen für das optionale Kunden-DNA-Feature
• Mapbox/OpenStreetMap-Contributors – Kartenmaterial (Leaflet)
• Open-Meteo – aggregierte Wetterdaten (keine personenbezogenen Daten)
• router.project-osrm.org (Community-Server) – Routenberechnung

7. Optionaler Datenimport aus Reonic

Balunergy ist eine eigenständige Software: Alle Geschäftsdaten (Kunden, Angebote, Projekte, Notizen, Status) werden dauerhaft in unserer eigenen MySQL-Datenbank gespeichert und ausschließlich dort verarbeitet. Für die Nutzung dieser Daten besteht keine laufende Anbindung an Dritt-Systeme.

Unternehmen, die zuvor die Software der Reonic GmbH (Ulm, Deutschland) eingesetzt haben, haben die freie Wahl, ihre eigenen Bestandsdaten per authentifizierter Schnittstelle (mit dem API-Schlüssel des Unternehmens) aus Reonic nach Balunergy zu importieren. Dieser Import erfolgt ausschließlich, wenn ein berechtigter Nutzer ihn im Firmenbereich aktiv anstößt; die importierten Daten liegen anschließend allein in der Balunergy-Datenbank. Wird kein Import ausgelöst, findet keinerlei Datenaustausch mit Reonic statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit dem registrierten Unternehmen) sowie Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung im Verhältnis Unternehmen → Balunergy).

8. Google Calendar (optional)

Jeder Mitarbeiter kann in den Einstellungen seinen eigenen Google Kalender per OAuth 2.0 verknüpfen. Nach der Einwilligung liefert Google ein Zugriffs-Token, das Balunergy verschlüsselt in der Datenbank speichert. Es werden ausschließlich Kalender­termine gelesen und geschrieben – keine anderen Google- Dienste oder Profildaten. Die Verknüpfung kann jederzeit in den Einstellungen getrennt werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Anbieter: Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Datenschutz: policies.google.com/privacy.

9. Stripe (Zahlungen)

Für die Abwicklung monatlicher Lizenzgebühren und KI-Nutzungs-Abrechnung setzen wir Stripe ein. Beim Abschluss einer Subscription werden folgende Daten an Stripe übermittelt: Firmenname, Kontakt-E-Mail, Rechnungsanschrift, Bezahlmethode (SEPA- Bankverbindung oder Kreditkarte), Nutzungsmengen (z. B. Anzahl generierter KI-Mails). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Anbieter: Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Datenschutz: stripe.com/de/privacy.

10. IMAP/SMTP für Kundenkommunikation

Mitarbeiter können in Balunergy die Zugangsdaten ihres eigenen E-Mail-Postfachs hinterlegen (Host, Benutzer, Passwort). Über IMAP werden Kundenmails gelesen, über SMTP werden Antwort- und Neu-Mails versendet. Die Zugangsdaten werden verschlüsselt auf unserem Server gespeichert und niemals an Dritte weitergegeben. Der konkrete E-Mail-Provider (z. B. Gmail, GMX, T-Online, Strato etc.) ist frei wählbar und ist selbst nicht Teil von Balunergy; er ist Auftragsverarbeiter des Nutzers. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. KI-gestützte Features

Balunergy bietet optionale KI-gestützte Funktionen. Wenn ein Nutzer eine solche Funktion ausführt, werden die dafür benötigten Kontext­daten (z. B. Notiztext, Audiodatei, Mailverlauf) an den jeweiligen Anbieter übermittelt:

• Claude (Anthropic) – KI-Textdesigner, KI-Notiz-Optimierung, Kunden-DNA-Synthese. Anthropic erklärt, keine API-Eingaben zur Modell-Schulung zu verwenden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung der vom Nutzer angeforderten Funktion).
• Whisper (OpenAI) – Transkription von Sprachaufnahmen zu Notizen. OpenAI speichert API-Anfragen nach eigenen Angaben maximal 30 Tage zu Sicherheitszwecken und nicht zum Modell-Training.

Beide Anbieter sitzen in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU- Standardvertragsklauseln und den vom Anbieter vorgelegten technischen und organisatorischen Maßnahmen.

12. Kunden-DNA (öffentliche Quellen)

Das optionale Feature „Kunden-DNA" recherchiert zu einem Lead ausschließlich in öffentlich zugänglichen Quellen (Websuche, öffentliche Social- Media-Profile, Wikidata, Handelsregister, Telefonbücher). Zum Einsatz kommen: Tavily, Brave Search, Wikidata und der Google Knowledge Graph. Die Ergebnisse werden in der Balunergy-Datenbank gespeichert und sind jederzeit per Klick vollständig löschbar. Keine Verarbeitung von Daten aus nicht öffentlichen Quellen; kein Abgleich mit externen Profilen ohne Einwilligung des Nutzers, der die Recherche auslöst.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Betroffene können jederzeit Widerspruch einlegen, die Recherche-Ergebnisse werden dann gelöscht (siehe Rechte der Betroffenen unten).

13. Karten, Geocoding, Wetter, Routing

Für Geo- und Terminfunktionen werden folgende Dienste eingebunden. Es werden keine personenbezogenen Daten an diese Dienste übertragen, sondern ausschließlich Adress- bzw. Koordinatenanfragen:

• OpenStreetMap / Leaflet – Kartenkacheln für die Dach- und Terminansicht
• Google Maps / Static Maps – Luftbildaufnahmen für Dach- und Kundenansicht
• Photon Geocoding – Adress-Autovervollständigung
• router.project-osrm.org – Routenberechnung
• open-meteo.com – Wetter (aggregiert, keine personenbezogenen Daten)

14. Öffnungs- und Klick-Tracking in ausgehenden Mails (optional)

Mails, die ein Nutzer aus Balunergy an seine Kunden sendet, können optional mit einem unsichtbaren 1×1-Pixel und kryptografisch signierten Klick-Weiterleitungen versehen werden. Dies erlaubt dem sendenden Mitarbeiter zu sehen, ob und wann seine Mail geöffnet bzw. ein Link angeklickt wurde. Die technische Abwicklung erfolgt auf dem Balunergy-Server, keine Drittanbieter-Einbindung. Empfänger der Mail werden im Text der jeweiligen Mail über Art und Umfang dieses Trackings informiert, wenn das Feature vom Absender aktiviert wurde. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Absenders).

15. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt. Konkret:

• Geschäftsdaten (Kunden/Angebote/Projekte): in der Balunergy-Datenbank, solange das Unternehmen die Software nutzt; danach Löschung bzw. Export auf Anfrage.
• Mitarbeiter-Account: solange die Mitarbeiter-Lizenz aktiv ist.
• Lokaler Browser-Cache: technischer Zwischenspeicher zur schnelleren Anzeige; wird im Hintergrund aktualisiert und bei Abmeldung geleert.
• Server-Logs (Hosting): max. 7 Tage, danach automatische Löschung durch den Hoster.
• Mail-Tracking-Einträge: max. 90 Tage, danach automatische Löschung.
• Google Calendar Tokens: bis der Nutzer die Verknüpfung trennt.
• Rechnungsbezogene Daten: 10 Jahre gemäß § 147 AO.
• Kunden-DNA-Ergebnisse: bis zur aktiven Löschung durch den Nutzer.

16. Rechte der Betroffenen

Du hast nach DSGVO folgende Rechte:

• Art. 15 Auskunft über deine gespeicherten Daten
• Art. 16 Berichtigung unrichtiger Daten
• Art. 17 Löschung („Recht auf Vergessenwerden")
• Art. 18 Einschränkung der Verarbeitung
• Art. 20 Datenübertragbarkeit
• Art. 21 Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen
• Art. 7 Abs. 3 Widerruf erteilter Einwilligungen (z. B. Google-Kalender-Verknüpfung)

Zur Ausübung reicht eine formlose E-Mail an balun@balunergy.de.

Du hast außerdem das Recht, dich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg
datenschutz-hamburg.de

17. Aktualität und Änderungen

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Juni 2026. Durch die Weiterentwicklung von Balunergy oder geänderte rechtliche Rahmenbedingungen kann eine Anpassung notwendig werden. Die jeweils aktuelle Fassung findest du jederzeit auf dieser Seite.